Ekorra
ENFR
← Retour à l’accueil

Politique de confidentialité — Ekorra

Version 1.4 — 18 septembre 2026 · Entrée en vigueur : 18 septembre 2026

Neural North (l'« Exploitant », « Ekorra », « nous ») exploite la plateforme Ekorra de collecte, de vérification et d'échange de documents. La présente politique décrit comment nous recueillons, utilisons, conservons et protégeons les renseignements personnels, conformément à la Loi 25 (Québec) et à la LPRPDE (Canada).

1. À qui s'adresse cette politique

  • Clients : les entrepreneurs, cabinets et entreprises titulaires d'un compte Ekorra.
  • Déposants : les clients finaux qui téléversent des documents via un portail Ekorra à la demande d'un Client, ou qui y consultent les documents que ce Client leur transmet. Pour ces renseignements, le Client est le responsable; Ekorra agit comme fournisseur de services selon l'Accord de traitement des données.

2. Renseignements recueillis

Comptes clients : nom, nom d'entreprise et logo, courriel, adresse de contact, langue, identifiant du compte Google lorsque vous vous connectez par Google, journaux d'utilisation (connexions, adresses IP), clés API et adresses de webhooks, réglages de l'espace de travail (dont l'activation du partage de documents et de l'avis de soumission par courriel), les questions que vous posez sur vos dossiers au moyen de la fonction de questions-réponses et les réponses fournies, le forfait inscrit à votre compte et l'état de votre période d'essai (date de création du compte, date de fin de l'essai et état : essai en cours, délai de grâce, essai échu, forfait convenu ou « sans forfait »), l'état de suspension du compte le cas échéant, les notes internes de soutien et de facturation que notre équipe consigne sur votre compte (jamais affichées dans le Service, mais visées par vos droits — article 9), le journal des interventions de notre équipe sur votre compte (auteur, action, cible et date — jamais le texte d'une note) et, le cas échéant, renseignements de facturation.

Registre des acceptations : chaque fois qu'une personne connectée accepte, au nom du Client, les Conditions d'utilisation et l'Accord de traitement des données (Conditions d'utilisation, article 9), nous consignons l'adresse courriel de la session qui a accepté, la version de chacun des trois documents affichés (Conditions, Accord et présente politique) ainsi que la date et l'heure — rien d'autre : ni adresse IP, ni renseignement sur l'appareil ou le navigateur. Finalité : établir la preuve de ce dont le Client et Ekorra ont convenu, et savoir si la version en vigueur a été acceptée. Ekorra est responsable de ces renseignements, qu'elle traite pour son propre compte; notre équipe voit l'état de l'acceptation dans ses outils d'administration.

Déposants et documents :

  • nom, courriel et langue du Déposant, inscrits par le Client dans sa liste de clients;
  • les documents téléversés (qui peuvent contenir des renseignements sensibles : états financiers, avis de cotisation, relevés bancaires, pièces d'identité), ainsi que la description du dossier (profil ou transcription) fournie par le Client pour bâtir la demande;
  • les résultats de vérification produits par l'IA (notes, niveaux de confiance, et champs extraits des documents — montants, dates, années, émetteur — conservés hors du fichier, détruits avec le document et remplacés lors d'un nouveau téléversement);
  • l'index de recherche dérivé des documents (texte transcrit page par page et représentations vectorielles), conservé hors du fichier et détruit avec lui (article 3);
  • les messages échangés avec l'assistant, y compris les questions posées sur le dossier et les réponses fournies; les messages adressés au Client depuis le portail;
  • lorsque le Client a activé le partage de documents : les documents que le Client transmet au Déposant et les reçus de consultation de ces documents (date et heure de la première consultation et du dernier téléchargement, visibles par le Client);
  • les données de vérification par code : code à usage unique conservé uniquement sous forme hachée, horodatages d'envoi et de vérification, nombre de tentatives échouées, et jeton de session propre à l'appareil;
  • après la suppression des documents d'une demande (article 7), une fiche d'archive sans contenu : état de la demande, dates et étapes, objet, noms des documents demandés et règles de vérification fixées par le Client, décompte de ce qui a été supprimé et date de la suppression.

Rétroaction : les commentaires que vous nous adressez volontairement depuis le Service pour l'améliorer — catégorie, texte du message, date, identifiant de l'espace de travail ou de la demande d'où il provient et, une fois le commentaire traité, la date de son traitement. Ekorra est responsable de ces renseignements, qu'elle traite pour son propre compte. Le texte est lu par notre équipe dans son outil d'administration, et un avis interne lui signale chaque rétroaction par courriel (article 6) : n'y inscrivez pas de renseignements sensibles ni de renseignements sur d'autres personnes.

Journal technique des courriels : pour chaque courriel envoyé, le gabarit, la langue, le statut de livraison, l'horodatage et les identifiants de l'espace de travail et de la demande concernés — jamais l'adresse du destinataire ni le contenu.

Nous ne recueillons pas de renseignements biométriques et ne procédons à aucune vérification d'identité fondée sur des pièces d'identité : les pièces d'identité téléversées sont traitées comme des documents ordinaires. Le code de vérification décrit ci-dessus confirme uniquement l'accès à l'adresse courriel du Déposant.

3. Finalités

Fournir le Service : collecte, vérification assistée par IA, revue par le Client, notifications et rappels, relais des messages au Client; transmission au Déposant des documents que le Client lui destine et confirmation de leur consultation; vérification, par code à usage unique, de l'accès à l'adresse courriel du Déposant avant la consultation de ces documents; indexation des documents et réponses aux questions posées par le Déposant sur sa propre demande et par le Client sur les dossiers en cours de son propre espace de travail (ses Déposants seulement — usage interne, par le responsable, de renseignements qu'il détient déjà), aux seules fins du traitement de la demande et du service au Déposant. Exploiter, sécuriser et soutenir le Service — notre équipe n'accède alors qu'à des métadonnées et à des compteurs (article 8) — et prévenir la fraude; facturer; améliorer le Service au moyen de statistiques dépersonnalisées; établir la preuve de l'acceptation de nos conditions par les Clients (registre des acceptations, article 2); respecter nos obligations légales. Les documents et renseignements des Déposants — y compris l'index de recherche — ne servent jamais à entraîner des modèles d'IA ni à des fins publicitaires.

L'index de recherche est créé lors de la vérification d'un document, traité au Canada, cloisonné par Client et par demande dès la recherche, et supprimé dès que le document est remplacé ou retiré, et au plus tard avec la demande (article 7). Il ne constitue pas une base documentaire durable.

4. Décisions automatisées

Les vérifications de documents sont assistées par IA — y compris l'extraction de champs (montants, dates, émetteur), qui reste une simple assistance à la revue — mais aucune décision finale n'est entièrement automatisée : chaque verdict est rendu par une personne chez le Client demandeur. Les réponses de l'assistant aux questions sur les documents citent le document et la page dont elles proviennent (ou indiquent qu'aucune source n'a été trouvée); elles sont une aide à la lecture et ne remplacent ni la vérification du document ni la décision du Client. Les Déposants sont informés de la vérification automatique et de l'indexation au moment du téléversement et peuvent poser des questions ou contester via le portail ou auprès du Client.

5. Communication et sous-traitants

Nous ne vendons aucun renseignement personnel. Nous les communiquons uniquement : au Client demandeur (pour les documents, messages et reçus de consultation de ses Déposants); à nos sous-traitants techniques, liés par contrat à des obligations équivalentes; ou si la loi l'exige.

Sous-traitants (liste tenue à jour à l'Annexe A de l'Accord de traitement des données) :

  • Hébergement, stockage, sauvegardes et index de recherche : Google Cloud (région de Montréal, Canada)
  • Fournisseur de modèles d'IA : Google Cloud Vertex AI (modèles Gemini et modèle de représentations vectorielles multilingue — text-multilingual-embedding-002 à la date de la présente version —, traitement en région canadienne; conditions entreprise : aucune utilisation des données pour l'entraînement)
  • Envoi de courriels transactionnels : Resend (Plus Five Five, Inc., États-Unis)

Outils internes de notre équipe : la boîte courriel professionnelle d'Ekorra (Google Workspace) reçoit l'avis interne de rétroaction décrit à l'article 6; aucun renseignement d'un Déposant n'y est traité autrement.

6. Transferts hors du Québec et du Canada

Les documents et les renseignements des Déposants sont hébergés et traités au Canada (Google Cloud, région de Montréal, y compris le traitement IA, l'indexation, la recherche et les sauvegardes).

Une seule catégorie de renseignements quitte le Canada : les courriels transactionnels, acheminés par notre fournisseur Resend (Plus Five Five, Inc.), établi aux États-Unis, où il conserve une copie des courriels envoyés pendant une période limitée (trente (30) jours à la date de la présente version). Il s'agit de l'invitation au portail, des rappels, du retour de revue, de l'avis qu'un document vous a été transmis, des codes de vérification à usage unique, des liens de connexion des Clients, du relais au Client des messages que vous lui écrivez depuis le portail, de l'avis qui informe le Client demandeur que vous avez soumis des documents et de l'avis interne qui signale à notre équipe une rétroaction. Chaque courriel ne contient que les données propres à sa catégorie : votre adresse courriel et, sauf dans le courriel de code de vérification (qui ne comporte aucune salutation), votre prénom (votre nom complet dans le relais de vos messages, pour que le Client sache qui lui écrit), l'adresse courriel du Client pour son lien de connexion, le nom du Client demandeur, l'objet de la demande, les noms des documents demandés, à corriger, encore attendus ou transmis, la brève note de revue qui accompagne un document à corriger, le lien d'accès au portail (valide trente (30) jours) et, le cas échéant, un code de vérification (valide dix (10) minutes) ou un lien de connexion (valide quinze (15) minutes); le relais de contact et la rétroaction reproduisent le texte que vous avez vous-même rédigé — nous vous invitons à n'y inscrire aucun renseignement sensible et à téléverser plutôt un document dans le portail. L'avis de soumission est adressé au Client demandeur, à l'adresse de contact qu'il a inscrite à son compte (à défaut, à l'adresse de son compte) — jamais à vous ni à un tiers; il ne contient que votre prénom, l'objet de la demande, le nombre de documents reçus sur le nombre demandé et l'indication que la soumission est partielle ou complète. Il ne contient ni votre nom de famille, ni votre adresse courriel, ni le nom d'un fichier ou d'un document, et son lien vers l'espace de travail du Client ne donne aucun accès sans connexion. Le Client peut désactiver cet avis dans ses réglages. Ces courriels ne contiennent jamais de document, de pièce jointe, de champ extrait par l'IA ni de description d'un document transmis. Ils sont chiffrés en transit entre Ekorra et le fournisseur; la remise finale à votre serveur de courriel est chiffrée lorsque celui-ci le prend en charge, comme pour tout courriel.

L'avis interne de rétroaction est reçu dans la boîte courriel professionnelle de notre équipe (Google Workspace), dont l'hébergement n'est pas fixé au Canada : tant que cet avis reproduit le texte de la rétroaction, une copie de ce texte y réside — sans aucun autre renseignement d'un Déposant que ce que l'auteur a lui-même écrit — jusqu'à sa suppression (article 7). Cette boîte est un outil d'Ekorra, couvert par l'évaluation décrite ci-après.

Ce transfert a fait l'objet d'une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée conformément à l'article 17 de la Loi 25 (sensibilité et finalité, mesures contractuelles avec le fournisseur, minimisation des données transmises, éléments d'accès à durée limitée, régime juridique de l'État de destination); nous la révisons au moins une fois l'an et à tout changement de catégorie de courriel ou de fournisseur. Tout nouveau transfert hors du Québec ferait l'objet d'une évaluation préalable équivalente et d'une mise à jour de la présente politique.

7. Conservation et destruction

Les documents des Déposants sont conservés pendant le traitement de la demande puis supprimés douze (12) mois après sa clôture — la clôture étant la fin de la revue du Client (demande marquée complète) —, sauf instruction contraire du Client ou obligation légale. Suivent la même conservation et la même suppression : les documents que le Client transmet au Déposant, les reçus de consultation, les messages et les questions-réponses rattachés à la demande, les suggestions de documents et la description (profil ou transcription) à l'origine de la demande, les données de vérification par code, le lien d'accès au portail, les entrées du journal technique des courriels rattachées à la demande et l'index de recherche — celui-ci étant en outre supprimé dès qu'un document est remplacé ou retiré. Une demande que le Client n'a pas close (brouillon, demande envoyée ou en revue) n'est pas visée par cette suppression tant qu'elle ne l'est pas; vous pouvez en demander la suppression (article 9).

La suppression est exécutée par un traitement quotidien, en mois calendaires; elle est sécuritaire et irréversible dans nos systèmes, et effective dans nos copies de sauvegarde chiffrées au plus tard quarante (40) jours plus tard. Les sauvegardes ne servent qu'au rétablissement du Service; après un rétablissement, le traitement quotidien réapplique la suppression aux données dont la conservation est échue. Demeure une fiche d'archive sans contenu (article 2), que le Client peut consulter.

Un code de vérification expire après dix (10) minutes; le code expiré est supprimé au passage quotidien suivant. Une session vérifiée sur l'appareil du Déposant expire après trente (30) jours. Les nom, courriel et langue du Déposant inscrits dans la liste de clients du Client suivent les données de compte de ce Client, sauf demande de suppression (article 9). Les données de compte des Clients — y compris les questions posées sur l'ensemble de leurs dossiers, les notes internes et le journal des interventions de notre équipe — sont conservées pendant la durée de la relation contractuelle et 12 mois après sa fin, sauf obligation légale contraire. Le registre des acceptations (article 2) fait exception : il est conservé pendant la durée de la relation contractuelle et trois (3) ans après sa fin — le délai de prescription de droit commun (Code civil du Québec, article 2925) — ou, si un différend est alors en cours, jusqu'à son règlement définitif, parce qu'il sert à établir ce dont les parties ont convenu; il ne contient que l'adresse de session, les versions acceptées et la date, et n'est pas touché par la suppression des demandes. Les rétroactions sont dépersonnalisées douze (12) mois après leur traitement et au plus tard vingt-quatre (24) mois après leur réception : le texte est supprimé par le même traitement quotidien, et seules la catégorie, la provenance et les dates sont conservées à des fins statistiques; la copie de l'avis interne reçue dans la boîte courriel de notre équipe est supprimée au plus tard à la même échéance (article 6). Les copies de documents que le Client télécharge dans ses propres dossiers relèvent de ses obligations de conservation, non des nôtres.

8. Sécurité

Chiffrement en transit (TLS) et au repos, contrôle d'accès selon le besoin de connaître, journalisation, cloisonnement par Client — y compris de l'index de recherche, dont le filtrage par Client et par demande est appliqué dans chaque recherche —, sauvegardes chiffrées, liens d'accès signés et à durée limitée, codes de vérification à usage unique hachés, à durée limitée et à tentatives limitées. Les outils d'administration de notre équipe n'exposent que des métadonnées et des compteurs — jamais le contenu d'un document, un champ extrait, une note de vérification détaillée, un message du portail ni un lien d'accès à un fichier — et chaque intervention de l'équipe sur un compte est journalisée. En cas d'incident de confidentialité présentant un risque de préjudice sérieux : notification à la Commission d'accès à l'information (CAI), au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada le cas échéant, aux personnes concernées et aux Clients touchés; tenue d'un registre des incidents.

9. Vos droits

Accès, rectification, retrait du consentement, suppression, portabilité (communication dans un format technologique structuré) et plainte auprès de la CAI ou du Commissariat. Pour les documents demandés par un Client, nous redirigeons la demande vers ce Client et l'assistons.

10. Responsable de la protection des renseignements personnels

Julien Mercier, fondateur — vie-privee@ekorra.com — Neural North, 4432, rue Saint-Michel, Montréal (Québec) H1Y 3J7. Réponse dans un délai de trente (30) jours.

11. Stockage dans votre navigateur (témoins) et mineurs

Le Service n'utilise aucun témoin (cookie) publicitaire ni outil d'analyse tiers, et aucune technologie permettant de vous identifier, de vous localiser ou d'établir votre profil au sens de l'article 8.1 de la Loi 25. Il recourt uniquement au stockage local de votre navigateur, pour ce qui est strictement nécessaire à son fonctionnement — des données lues par le Service dans votre navigateur et jamais transmises à un tiers :

  • `smartbox_session` : jeton de connexion du Client (session de l'espace de travail), transmis à nos serveurs pour authentifier vos requêtes;
  • `ekorra_portal_session:<demande>` : jeton de session vérifiée du Déposant, propre à une demande, après la saisie d'un code de vérification (trente (30) jours), transmis à nos serveurs pour autoriser la consultation des documents transmis;
  • `ekorra_lang` : langue de l'interface (français ou anglais);
  • `ekorra_theme` : thème d'affichage (clair ou sombre);
  • `ekorra_docs_view` : mode d'affichage de la liste des documents;
  • `ekorra_flags` : fonctions expérimentales que vous avez vous-même activées dans les réglages;
  • `ekorra_consent_hidden` : mémorise que vous avez replié l'avis de confidentialité du portail; l'avis reste accessible d'un clic.

Vous pouvez effacer ces données à tout moment par les réglages de votre navigateur; le Service redemande alors une connexion ou un code et reprend ses réglages par défaut. Le Service ne s'adresse pas aux mineurs.

12. Modifications et langue

Toute modification importante est annoncée avec préavis raisonnable dans le Service ou par courriel. Une modification de la présente politique ne demande pas aux Clients une nouvelle acceptation : seules une nouvelle version des Conditions d'utilisation ou de l'Accord de traitement des données la redemandent (Conditions d'utilisation, article 9); la version de la politique alors en vigueur est consignée à chaque acceptation. La version en vigueur et sa date figurent en tête du document. Document rédigé en français; une version anglaise est fournie pour commodité et, en cas de divergence, la version française prévaut.

Exploitant : Neural North · 4432, rue Saint-Michel, Montréal (Québec) H1Y 3J7 · contact@ekorra.com · vie-privee@ekorra.com

Historique des versions : 1.4 (18 septembre 2026) — registre des acceptations et sa conservation, réglage de l'avis de soumission, avis de soumission adressé au Client parmi les courriels transactionnels (articles 2, 3, 6, 7 et 12) · 1.3 (12 septembre 2026) — données de compte (forfait, essai, suspension, notes internes, journal des interventions), fiche d'archive, mécanisme de suppression et copies de sauvegarde, accès de l'équipe aux métadonnées, boîte courriel de l'équipe, stockage dans le navigateur (articles 2, 3, 5 à 8 et 11) · 1.2 (11 septembre 2026) — alignement sur l'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée du fournisseur de courriel · 1.1 (10 septembre 2026) — partage de documents, code à usage unique, indexation et questions-réponses · 1.0 (10 septembre 2026) — première version publiée.