Conditions du portail Ekorra et avis de consentement

Version 1.3 — 12 septembre 2026 · Entrée en vigueur : 12 septembre 2026
Ce document a deux parties : (A) l'avis court affiché dans le portail au moment du téléversement, et (B) les conditions complètes accessibles par lien. L'avis court reste visible, simple et en français d'abord.

A. Avis affiché dans le portail (texte d'interface)

Dans l'avis ci-dessous, « l'entreprise qui les demande » est remplacée par le nom du Demandeur lorsque celui-ci l'a renseigné.

L'entreprise qui les demande vous demande ces documents via Ekorra.
Vos fichiers sont chiffrés (en transit et au repos) et hébergés au Canada. Seuls l'entreprise qui les demande et vous y avez accès.
Chaque fichier est vérifié automatiquement par une intelligence artificielle dès son téléversement (bon document, bonne année, lisibilité). La décision finale est toujours prise par une personne chez l'entreprise qui les demande.
L'assistant de conversation est un agent d'IA qui s'appuie sur le contenu de vos documents pour répondre; vos questions peuvent être transmises à l'entreprise qui les demande.
Si l'entreprise qui les demande vous transmet des documents, vous recevrez un code à usage unique par courriel pour les consulter, et la date de votre consultation lui sera indiquée.
Vos documents sont conservés 12 mois après la fin de la demande, puis supprimés. Vous pouvez demander l'accès, la rectification ou la suppression en tout temps en vous adressant à l'entreprise qui les demande.
En téléversant, vous consentez à ce traitement. Conditions complètes · Politique de confidentialité

(Version anglaise équivalente affichée selon la langue du Déposant; en cas de divergence, la version française prévaut.)

B. Conditions complètes du portail

Les présentes conditions s'appliquent à toute personne (le « Déposant », « vous ») qui utilise un portail Ekorra pour transmettre des documents à l'entrepreneur, au cabinet ou à l'entreprise qui les demande (le « Demandeur »), ou pour consulter les documents que le Demandeur lui transmet. Le portail est exploité par Neural North (l'« Exploitant », « Ekorra ») pour le compte du Demandeur.

1. Rôles

Le Demandeur détermine quels documents sont demandés et pourquoi, et quels documents il vous transmet; il est le responsable des renseignements personnels recueillis. Ekorra agit comme fournisseur de services : hébergement, vérification assistée par IA, indexation et réponses aux questions sur les documents, transmission des documents partagés, vérification par code, assistance, notifications.

2. Ce qui arrive à vos fichiers

Dès son téléversement, chaque fichier est analysé par un système d'IA qui vérifie qu'il correspond au document demandé (type, période, lisibilité, règles précisées par le Demandeur). Si le Demandeur l'autorise, vous pouvez aussi ajouter un document qui ne vous a pas été demandé; l'IA l'identifie alors sans le comparer à une attente précise et le Demandeur l'évalue.
Si un problème est détecté, il vous est signalé immédiatement avec une explication; vous pouvez remplacer le fichier.
Lorsque vous soumettez vos documents (en totalité ou en partie), une personne chez le Demandeur les examine et rend la décision finale. Aucune décision définitive n'est prise par la seule IA.
Si vous écrivez au Demandeur depuis le portail, votre nom, votre adresse courriel et votre message lui sont transmis par courriel afin qu'il puisse vous répondre; Ekorra ne conserve pas ce message dans votre dossier. N'y inscrivez pas de renseignements sensibles : téléversez plutôt un document.
Pour permettre de répondre aux questions sur leur contenu, vos documents sont indexés lors de leur vérification : le texte en est transcrit page par page et converti en représentations numériques de recherche (vecteurs) par un modèle servi au Canada, conservées au Canada avec le dossier. Cet index sert à l'assistant du portail pour répondre à vos questions sur votre propre demande, et au Demandeur pour poser des questions sur les documents d'un dossier ou des dossiers en cours de son propre espace de travail (ses clients seulement, jamais ceux d'un autre cabinet). Les réponses citent le document et la page dont elles proviennent et, lorsqu'aucune source n'est trouvée, l'indiquent; elles sont une aide à la lecture et ne remplacent pas la décision d'une personne chez le Demandeur. L'index est supprimé dès que vous remplacez ou retirez un document, et au plus tard avec la suppression du dossier (article 5). Ni vos documents ni l'index ne servent à entraîner des modèles d'IA.

3. Documents que le Demandeur vous transmet et code de vérification

Lorsque le Demandeur a activé cette fonction, il peut vous transmettre des documents par le portail (par exemple un formulaire, un relevé ou une lettre). Vous en êtes avisé par courriel; le courriel ne contient jamais le document lui-même, seulement l'invitation à le consulter.
Pour consulter ou télécharger ces documents, vous devez confirmer que vous avez accès à votre adresse courriel : un code à usage unique vous est envoyé par courriel, valide dix (10) minutes. Une fois le code saisi, votre appareil est reconnu pendant trente (30) jours; passé ce délai, ou sur un autre appareil, un nouveau code est demandé. Le code est conservé uniquement sous forme hachée; la date d'envoi, la date de vérification et les tentatives échouées sont enregistrées, et le nombre de tentatives est limité. Cette vérification confirme l'accès à votre boîte courriel; elle ne constitue pas une vérification d'identité.
Le téléversement de vos propres documents reste accessible par votre seul lien personnel (article 4), sans code.
Le Demandeur voit la date et l'heure de votre première consultation et de votre dernier téléchargement de chaque document transmis (reçu de consultation). Il peut retirer un document qu'il vous a transmis.
Les documents transmis par le Demandeur, les reçus de consultation et les données de vérification suivent la même conservation et la même suppression que le reste du dossier (article 5).

4. Accès, sécurité et hébergement

Votre lien d'accès au portail est personnel et signé; il expire après trente (30) jours et le Demandeur peut vous en faire parvenir un nouveau. Ne le partagez pas, et ne communiquez jamais un code de vérification. Les fichiers et l'index de recherche sont protégés par chiffrement en transit (TLS) et au repos, contrôle d'accès et journalisation, et hébergés au Canada (Google Cloud, région de Montréal), y compris pour l'indexation, la recherche et les sauvegardes. Les fichiers ne servent pas à entraîner des modèles d'IA. Les courriels que le portail vous adresse (invitation, rappels, retour de revue, avis de document transmis, codes de vérification) sont acheminés par un fournisseur établi aux États-Unis; ils ne contiennent jamais vos documents ni leur contenu (voir la Politique de confidentialité, article 6).

L'équipe d'Ekorra n'accède, par ses outils d'exploitation, qu'à des métadonnées (états, dates, compteurs) — jamais au contenu de vos documents, aux champs qui en sont extraits, à vos messages ni aux liens d'accès à vos fichiers.

Si Ekorra suspend le compte du Demandeur pour manquement à ses obligations, votre portail passe en lecture seule : vous pouvez consulter l'état de votre demande et les documents déjà transmis, mais ni téléverser, ni soumettre, ni écrire. Aucune donnée n'est supprimée par la suspension; adressez-vous au Demandeur ou à Ekorra (article 6).

5. Conservation et suppression

Vos documents — y compris ceux que le Demandeur vous transmet, l'index de recherche qui en est dérivé, les reçus de consultation, les données de vérification par code, vos échanges avec l'assistant et la description du dossier fournie par le Demandeur — sont conservés pendant la durée de traitement de la demande puis douze (12) mois après sa clôture, sauf obligation légale contraire du Demandeur, puis supprimés de façon sécuritaire. La clôture est la fin de la revue du Demandeur (demande marquée complète); une demande que le Demandeur n'a pas close n'est pas visée par cette suppression tant qu'elle ne l'est pas — vous pouvez alors en demander la suppression (article 6). La suppression est exécutée par un traitement quotidien, en mois calendaires; elle est effective dans les copies de sauvegarde d'Ekorra au plus tard quarante (40) jours plus tard. Il ne subsiste qu'une fiche d'archive sans contenu (état de la demande, dates, étapes, objet, noms des documents demandés, décompte de ce qui a été supprimé et date de la suppression), visible par le Demandeur. Vos nom, adresse courriel et langue, inscrits par le Demandeur dans sa liste de clients, suivent le compte du Demandeur, sauf demande de suppression (article 6). Vous pouvez demander la suppression plus tôt auprès du Demandeur ou de Ekorra. Les copies que le Demandeur a téléchargées dans ses propres dossiers relèvent de ses obligations professionnelles et ne sont pas visées par cette suppression automatique.

6. Vos droits

Conformément à la Loi 25 (Québec) et à la LPRPDE (Canada), vous pouvez : accéder à vos renseignements, les faire rectifier, retirer votre consentement, demander leur suppression et, le cas échéant, leur communication dans un format structuré. Contact : le responsable de la protection des renseignements personnels du Demandeur, ou Ekorra à vie-privee@ekorra.com (nous transmettons alors votre demande au Demandeur et l'assistons).

7. Vos engagements

Vous vous engagez à téléverser uniquement des documents véridiques vous concernant (ou concernant l'entreprise que vous représentez), à ne pas transmettre de contenu illicite ou de logiciels malveillants, et à garder pour vous votre lien personnel et vos codes de vérification.

8. Assistance et responsabilité

Le portail est fourni « tel quel ». Ekorra n'est pas responsable des décisions du Demandeur ni des conséquences d'un dossier incomplet ou en retard. Rien n'exclut la responsabilité qui ne peut l'être selon la loi.

9. Droit applicable et langue

Lois du Québec et lois fédérales canadiennes applicables. Document rédigé en français; une version anglaise est fournie pour commodité et, en cas de divergence, la version française prévaut.

Exploitant du portail : Neural North · 4432, rue Saint-Michel, Montréal (Québec) H1Y 3J7 · contact@ekorra.com Responsable de la protection des renseignements personnels (Ekorra) : Julien Mercier, fondateur — vie-privee@ekorra.com

Historique des versions : 1.3 (12 septembre 2026) — dossiers en cours et modèle servi au Canada (article 2.5), reçu de consultation précisé (article 3.4), accès de l'équipe d'Ekorra aux métadonnées et suspension du Demandeur (article 4), mécanisme de suppression, fiche d'archive et coordonnées (article 5); avis court (partie A) inchangé · 1.2 (11 septembre 2026) — relais de contact et courriels acheminés par un fournisseur établi aux États-Unis (articles 2.4 et 4) · 1.1 (10 septembre 2026) — documents transmis par le Demandeur, code à usage unique, indexation et questions-réponses · 1.0 (10 septembre 2026) — première version publiée.