Conditions d'utilisation de Ekorra

Version 1.4 — 18 septembre 2026 · Entrée en vigueur : 18 septembre 2026

Les présentes conditions (les « Conditions ») régissent l'utilisation de la plateforme Ekorra (le « Service »), exploitée par Neural North (l'« Exploitant », « Ekorra », « nous »), par tout entrepreneur, cabinet ou entreprise titulaire d'un compte (le « Client », « vous »). Les personnes à qui vous demandez des documents par l'entremise du Service sont vos clients finaux (les « Déposants »). Vous acceptez ces Conditions, et l'Accord de traitement des données qui en fait partie, de façon expresse dans le Service, comme le prévoit l'article 9.

1. Le Service

1.1. Ekorra est un outil de collecte de documents : vous décrivez un dossier (profil ou transcription d'appel), Ekorra suggère une liste de documents à demander, votre Déposant les téléverse par un portail sécurisé accessible par un lien personnel, chaque fichier fait l'objet d'une vérification assistée par intelligence artificielle dès sa réception, et vous rendez la décision finale sur chaque document lors de votre revue. Le Service comprend, selon votre entente, l'interface web, le portail des Déposants, l'API et les webhooks.

1.2. Questions-réponses sur vos dossiers. Les documents sont indexés lors de leur vérification (texte transcrit page par page, représentations vectorielles) afin que vous puissiez poser des questions sur les documents d'un dossier ou de l'ensemble des dossiers en cours (demandes envoyées ou en revue) de votre espace de travail, et que chaque Déposant puisse en poser sur sa propre demande. Les réponses citent le document et la page dont elles proviennent; en l'absence de source, l'assistant l'indique. L'index est traité au Canada, cloisonné à votre espace de travail, supprimé au remplacement ou au retrait d'un document et, au plus tard, avec la demande (article 8).

1.3. Partage de documents avec vos Déposants (fonction offerte selon votre forfait — « Premium »). Lorsque vous l'activez dans les réglages de votre espace de travail (elle est désactivée par défaut), vous pouvez transmettre des documents à un Déposant par son portail. Le Déposant en est avisé par courriel, sans que le document y figure. Pour consulter ou télécharger ces documents, il confirme l'accès à son adresse courriel au moyen d'un code à usage unique (valide dix (10) minutes), après quoi son appareil est reconnu pendant trente (30) jours; le téléversement de ses propres documents reste accessible par son seul lien personnel. Vous voyez la date et l'heure de la première consultation et du dernier téléchargement de chaque document transmis (reçu de consultation) et pouvez retirer un document transmis.

1.4. Avis de soumission. Chaque fois qu'un Déposant soumet ses documents (en totalité ou en partie), le Service vous en avise par courriel, à l'adresse de contact inscrite dans vos réglages ou, à défaut, à l'adresse de votre compte. L'avis indique le prénom du Déposant, l'objet de la demande, le nombre de documents reçus sur le nombre demandé et le caractère partiel ou complet de la soumission; il ne contient ni nom de famille, ni adresse du Déposant, ni nom de fichier ou de document, ni contenu, et son lien ouvre votre espace de travail, où une connexion est exigée. Vous pouvez désactiver cet avis dans vos réglages. Il vous appartient de tenir votre adresse de contact exacte : les avis et les messages de vos Déposants y sont envoyés.

2. Rôle de l'intelligence artificielle — et le vôtre

2.1. Les suggestions de documents, les vérifications de fichiers, les champs extraits des documents, les réponses de l'assistant et les réponses aux questions sur vos dossiers sont produits par des systèmes d'IA. Ils sont fournis à titre d'aide et peuvent être incomplets ou erronés; une réponse, même accompagnée d'une citation, doit être vérifiée à la source avant que vous n'agissiez sur celle-ci.

2.2. Aucune décision n'est entièrement automatisée : tout verdict (validation ou refus d'un document) est rendu par vous. Vous demeurez seul responsable de vos décisions professionnelles, de la vérification finale des documents et du respect des échéances de vos propres dossiers (financement, fiscalité, etc.).

2.3. Ekorra ne fournit aucun conseil comptable, juridique, fiscal ou financier.

3. Compte, utilisation acceptable et exploitation

3.1. Vous accédez au Service par votre compte Google ou par un lien de connexion envoyé à votre adresse courriel. Vous êtes responsable de la confidentialité de vos moyens d'accès et de vos clés API, et de toute activité menée sous votre compte.

3.2. Vous vous engagez à : (a) ne demander aux Déposants que des documents que vous êtes légitimement autorisé à recueillir; (b) informer vos Déposants de l'utilisation de Ekorra lorsque la loi l'exige; (c) ne pas téléverser de contenu illicite; (d) ne pas revendre le Service ni contourner ses mesures de sécurité; (e) respecter la législation anti-pourriel (LCAP) pour toute communication envoyée par votre entremise; (f) ne pas partager le lien personnel d'un Déposant avec des tiers; (g) ne transmettre à un Déposant que des documents qui le concernent et que vous êtes autorisé à lui communiquer; (h) n'utiliser les questions-réponses sur vos dossiers et les reçus de consultation qu'aux fins du traitement de ces dossiers.

3.3. Exploitation et soutien. Pour exploiter le Service, vous assister et faire respecter les présentes, l'équipe d'Ekorra dispose d'outils d'administration qui lui donnent accès aux renseignements de votre compte (nom, courriel, nom d'entreprise, forfait et état de la période d'essai, état de votre acceptation des présentes — versions, date et adresse de session (article 9.2) —, réglages, dates) et à des métadonnées d'utilisation (nombre de demandes, de documents et de courriels par état, journal technique), ainsi qu'aux rétroactions que vous nous adressez. Ces outils ne donnent accès ni au contenu des documents de vos Déposants, ni aux champs qui en sont extraits, ni aux notes de vérification détaillées, ni aux messages du portail, ni à aucun lien d'accès à un fichier. L'équipe peut consigner sur votre compte des notes internes de soutien et de facturation; elles ne sont jamais affichées dans le Service et demeurent visées par vos droits d'accès et de rectification (Politique de confidentialité, article 9). Chaque intervention de l'équipe sur votre compte (inscription du forfait, activation d'une option, notes internes, suspension, modification de la date de fin de l'essai) est consignée dans un journal qui indique qui a agi, sur quoi et quand.

4. Renseignements personnels et documents

4.1. Les documents téléversés par vos Déposants vous appartiennent (ou appartiennent à vos Déposants). Ekorra n'acquiert aucun droit de propriété; vous nous accordez uniquement la licence nécessaire pour héberger, traiter, vérifier et vous restituer ces documents dans le cadre du Service.

4.2. À l'égard des renseignements personnels des Déposants, vous agissez comme responsable et Ekorra comme fournisseur de services. Le traitement est régi par l'Accord de traitement des données, qui fait partie intégrante des présentes.

4.3. Les données du Service — documents, champs extraits, index de recherche, questions et réponses — ne servent pas à entraîner des modèles d'IA.

4.4. Toute copie d'un document que vous consultez, téléchargez ou exportez hors du Service relève de vos propres obligations professionnelles de conservation et de protection; la suppression automatique décrite à l'article 8 ne s'y applique pas.

4.5. Les documents que vous transmettez à un Déposant, les reçus de consultation, les données de vérification par code et l'index de recherche suivent la même conservation et la même suppression que la demande à laquelle ils se rattachent (article 8). Le reçu de consultation est un renseignement personnel du Déposant.

5. Frais et durée

5.1. Sous réserve de la période d'essai gratuite prévue aux articles 5.3 à 5.5, les frais, les modalités de facturation et la durée de l'abonnement sont ceux prévus à l'entente commerciale en vigueur entre les parties (forfait, bon de commande ou entente écrite).

5.2. Les conditions particulières convenues par écrit entre vous et Ekorra (tarif, durée, fonctionnalités, engagements réciproques) prévalent sur les présentes en cas de conflit, pour les seuls points qu'elles couvrent.

5.3. Période d'essai gratuite. Tout nouveau compte bénéficie d'une période d'essai gratuite de trois (3) mois à compter de la date de sa création. Pendant cette période, vous avez accès à l'ensemble des fonctionnalités du Service, à l'exception des options offertes sur demande — notamment le partage de documents avec vos Déposants (article 1.3, « Premium ») —, qui ne font pas partie de l'essai à moins qu'Ekorra ne les active à votre demande. Aucune carte de paiement n'est demandée à la création du compte et aucun paiement n'est prélevé automatiquement : l'essai ne se convertit pas de lui-même en abonnement payant. Un seul essai est offert par Client : un nouveau compte créé pour le même cabinet ou la même entité juridique, ou par une personne qui contrôle un Client ayant déjà bénéficié d'un essai, n'ouvre pas de nouvelle période d'essai, et Ekorra peut alors l'inscrire « sans forfait » et lui appliquer les règles de l'article 5.4. Ekorra peut modifier ou retirer l'offre d'essai pour les comptes créés après la modification, sans effet sur les périodes d'essai en cours.

5.4. Fin de la période d'essai. La date de fin de votre essai est indiquée dans le Service. Au plus tard à l'échéance de l'essai, vous choisissez un forfait, convenu par écrit conformément aux articles 5.1 et 5.2, qu'Ekorra inscrit à votre compte; le Service se poursuit alors sans interruption. À défaut de forfait convenu à l'échéance, vous disposez d'un délai de grâce de quatorze (14) jours, pendant lequel le Service demeure entièrement accessible. Passé ce délai, Ekorra peut placer votre compte en lecture seule : vous pouvez toujours consulter vos dossiers, terminer la revue des demandes déjà envoyées et exporter vos documents, mais vous ne pouvez plus ajouter de clients ni créer ou envoyer de nouvelles demandes. La lecture seule ne touche pas les portails de vos Déposants : une demande déjà envoyée se poursuit et se termine normalement. La lecture seule n'est pas une résiliation : le choix d'un forfait convenu par écrit rétablit l'accès complet, et vous pouvez mettre fin à votre compte en tout temps (article 8.1). Vos documents et ceux de vos Déposants ne sont jamais retenus en garantie d'un paiement; ils demeurent régis par l'article 8 et par notre Politique de confidentialité, y compris la suppression douze (12) mois après la clôture de chaque demande (article 8.3).

5.5. Cadre applicable pendant l'essai. L'essai est gratuit, mais il est encadré : les présentes Conditions s'y appliquent intégralement, notamment les articles 3 et 4 (compte, utilisation acceptable, renseignements personnels et licence), l'Accord de traitement des données et l'article 7. Vous êtes responsable, dès le premier jour, des renseignements personnels des Déposants que vous recueillez par le Service, au même titre qu'un Client abonné. L'acceptation prévue à l'article 9 est requise dès la création du compte, y compris pendant l'essai. L'essai n'emporte aucun engagement de niveau de service au-delà de l'article 6.

6. Disponibilité et assistance

Le Service est fourni « tel quel ». Nous visons une disponibilité commerciale raisonnable et corrigeons les défaillances avec diligence. Les engagements de niveau de service, s'il en est, sont ceux prévus à l'entente commerciale en vigueur entre les parties; à défaut, aucun niveau de service n'est garanti.

7. Limitation de responsabilité

7.1. Dans la mesure permise par la loi, la responsabilité totale de Ekorra, toutes causes confondues, est limitée aux frais payés par vous au cours des douze (12) mois précédant l'événement.

7.2. Ekorra n'est pas responsable des dommages indirects ou consécutifs, notamment : perte d'occasion d'affaires, échéance manquée par un Déposant ou par vous, décision prise sur la foi d'une vérification IA, perte de profits.

7.3. Rien dans les présentes n'exclut la responsabilité qui ne peut être exclue en vertu de la loi (dont la faute lourde ou intentionnelle).

8. Résiliation, suspension et restitution des données

8.1. Fin du compte. Chaque partie peut résilier conformément à l'entente commerciale en vigueur. Lorsque votre forfait est facturé au mois, sans durée d'engagement, vous pouvez y mettre fin en tout temps, sans frais ni préavis, par avis écrit à contact@ekorra.com : l'abonnement et l'accès complet se poursuivent jusqu'à la fin de la période mensuelle déjà facturée, puis prennent fin. Pendant la période d'essai et tant que votre compte est en lecture seule (articles 5.3 et 5.4), vous pouvez mettre fin à votre compte en tout temps, par le même avis écrit; il en va de même tant que vous n'avez pas accepté une nouvelle version des présentes (article 9.6). Une entente écrite prévoyant une durée d'engagement ou d'autres modalités de résiliation prévaut (article 5.2), sous réserve de l'article 9.6.

8.2. À la résiliation, vous disposez de trente (30) jours pour exporter vos documents. Passé ce délai, les documents et renseignements personnels des Déposants sont supprimés conformément à l'Accord de traitement des données et à notre Politique de confidentialité.

8.3. Indépendamment de la résiliation, les documents d'une demande — y compris ceux que vous avez transmis au Déposant, l'index de recherche, les reçus de consultation, les données de vérification, les messages du portail, les suggestions de documents et la description (profil ou transcription) à l'origine de la demande, ainsi que les entrées du journal technique des courriels rattachées à la demande — sont supprimés de façon sécuritaire douze (12) mois après la clôture de cette demande, sauf instruction contraire de votre part ou obligation légale. La clôture est la fin de votre revue (demande marquée complète); une demande que vous n'avez pas close (brouillon, demande envoyée ou en revue) n'est pas visée par cette suppression tant qu'elle ne l'est pas. La suppression est exécutée par un traitement quotidien, en mois calendaires; elle est effective dans nos copies de sauvegarde au plus tard quarante (40) jours plus tard. Demeure accessible une fiche d'archive sans contenu : l'état de la demande, ses dates et ses étapes, son objet, le nom des documents demandés et les règles de vérification que vous aviez fixées, ainsi que le décompte de ce qui a été supprimé et la date de la suppression. Les copies que vous avez exportées relèvent de l'article 4.4.

8.4. Suspension. En cas de manquement grave aux présentes (notamment aux articles 3.2 et 4), nous pouvons suspendre votre compte. Pendant la suspension, toute action sur votre compte est refusée (la connexion demeure possible afin que l'état du compte vous soit indiqué) et les portails de vos Déposants passent en lecture seule : ils peuvent consulter l'état de leur demande et les documents que vous leur avez déjà transmis, mais ne peuvent plus téléverser, soumettre, poser de questions à l'assistant ni vous écrire. La suspension ne supprime aucune donnée; sa levée rétablit l'ensemble des accès. Nous vous informons par écrit du motif de la suspension et, lorsque le manquement peut être corrigé, des conditions de sa levée. Si la suspension débouche sur la résiliation, l'exportation prévue à l'article 8.2 vous est rendue possible pendant trente (30) jours, sauf interdiction légale.

9. Acceptation et modifications

9.1. Acceptation expresse. À la création de votre compte, puis chaque fois qu'une nouvelle version des présentes Conditions ou de l'Accord de traitement des données entre en vigueur, le Service affiche la version en vigueur des Conditions, de l'Accord de traitement des données et de la Politique de confidentialité, avec un lien vers chacun de ces documents. La personne connectée accepte alors, au nom du Client, les Conditions et l'Accord de traitement des données, et confirme avoir pris connaissance de la Politique de confidentialité. Elle déclare être autorisée à engager le Client; vous répondez des acceptations données depuis votre compte (article 3.1). L'acceptation porte sur les versions affichées à l'écran, et sur elles seules.

9.2. Registre des acceptations. Pour chaque acceptation, Ekorra consigne l'adresse courriel de la session qui a accepté, la version de chacun des trois documents affichés ainsi que la date et l'heure. Elle ne consigne à cette fin ni adresse IP ni renseignement sur l'appareil ou le navigateur. Ce registre sert à établir la preuve de l'acceptation; il est conservé pendant la durée indiquée à la Politique de confidentialité (article 7), et vous pouvez en obtenir un extrait sur demande.

9.3. Tant que la version en vigueur n'est pas acceptée, vous ne pouvez ni ajouter de clients, ni créer de demandes, ni en envoyer. Tout le reste demeure disponible : la consultation de vos dossiers, la revue et la clôture des demandes déjà envoyées, les rappels, vos réglages et l'exportation de vos documents. Les portails de vos Déposants ne sont jamais touchés : une demande déjà envoyée se poursuit et se termine normalement. Cet état prend fin dès l'acceptation. Il ne constitue ni une suspension (article 8.4) ni la lecture seule qui suit la fin de l'essai (article 5.4), et ne supprime aucune donnée. Si votre compte est suspendu, l'acceptation vous est demandée à la levée de la suspension.

9.4. Modifications. Nous pouvons modifier les présentes Conditions et l'Accord de traitement des données. Chaque nouvelle version porte un numéro et une date d'entrée en vigueur, et vous est notifiée par courriel ou dans le Service. Une modification qui vous est défavorable vous est notifiée au moins trente (30) jours avant son entrée en vigueur; jusqu'à cette date, la version que vous avez acceptée continue de s'appliquer et rien ne vous est redemandé. Les autres modifications — précisions, divulgations, modifications à votre avantage ou exigées par la loi — peuvent entrer en vigueur dès leur publication. La mise à jour de la liste des sous-traitants suit en outre l'article 5.2 de l'Accord de traitement des données. Une modification de la seule Politique de confidentialité ne vous redemande aucune acceptation : elle vous est notifiée comme le prévoit son article 12, et la version alors en vigueur est consignée lors de votre acceptation suivante.

9.5. Prise d'effet à votre égard. Une nouvelle version vous lie à compter de votre acceptation (article 9.1); la seule poursuite de l'utilisation du Service ne vaut pas acceptation. À compter de la date d'entrée en vigueur d'une nouvelle version et tant que vous ne l'avez pas acceptée, l'article 9.3 s'applique, et la dernière version que vous avez acceptée continue de régir votre utilisation du Service et le traitement des renseignements personnels que nous effectuons pour vous.

9.6. Si vous n'acceptez pas. Rien ne vous oblige à accepter une nouvelle version. Vous conservez alors la consultation et l'exportation de vos documents (article 9.3) et pouvez mettre fin à votre compte en tout temps, par avis écrit à contact@ekorra.com (article 8.1); vous disposez ensuite des trente (30) jours prévus à l'article 8.2 pour exporter vos documents. Lorsque vous mettez fin à votre compte parce que vous refusez une modification qui vous est défavorable, aucuns frais ni aucune pénalité ne s'appliquent, même si une entente écrite prévoit une durée d'engagement; les frais de la période déjà facturée ne sont pas remboursés.

9.7. Disposition transitoire. Le Client dont le compte a été créé avant le 18 septembre 2026 a accepté la version alors en vigueur selon les termes de celle-ci. La présente version lui est présentée pour acceptation expresse à sa prochaine connexion; la version antérieure continue de s'appliquer à lui jusqu'à cette acceptation, et l'article 9.3 s'applique dans l'intervalle.

10. Droit applicable et langue

10.1. Les présentes sont régies par les lois du Québec et les lois fédérales du Canada applicables. Les tribunaux du district judiciaire de Montréal ont compétence exclusive, sous réserve des règles impératives de compétence.

10.2. Les présentes ont été rédigées en français. Une version anglaise est fournie pour commodité; en cas de divergence, la version française prévaut. / These Terms were drafted in French; in case of discrepancy, the French version prevails.

11. Divers

Cession (interdite sans consentement, sauf réorganisation), intégralité de l'entente (Conditions + Accord de traitement des données + conditions particulières écrites le cas échéant), divisibilité, survie des articles 4, 7, 8, 9.2 et 10.

Exploitant : Neural North · 4432, rue Saint-Michel, Montréal (Québec) H1Y 3J7 · contact@ekorra.com Vie privée : vie-privee@ekorra.com

Historique des versions : 1.4 (18 septembre 2026) — acceptation expresse et enregistrée, registre des acceptations, effet d'une version non acceptée, modifications sans acceptation par « utilisation continue », disposition transitoire (préambule, articles 3.3, 5.5, 8.1, 9 et 11), avis de soumission par courriel (article 1.4) · 1.3 (12 septembre 2026) — exploitation et soutien (article 3.3), fin d'un forfait mensuel (article 8.1), mécanisme de suppression et fiche d'archive (article 8.3), suspension (article 8.4), précisions (articles 1.2, 1.3, 5.3 et 5.4) · 1.2 (11 septembre 2026) — période d'essai gratuite (articles 5.1, 5.3 à 5.5 et 8.1) · 1.1 (10 septembre 2026) — partage de documents avec les Déposants, code à usage unique, questions-réponses sur les dossiers · 1.0 (10 septembre 2026) — première version publiée.